Externe privacyverklaring

Samenvatting – Deze verklaring

Deze verklaring legt uit hoe wij persoonsgegevens verzamelen en verwerken. Deze verklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd of bijgewerkt om wijzigingen in onze verwerkingspraktijken met betrekking tot persoonsgegevens of wijzigingen in toepasselijke wetgeving weer te geven. Wij raden u aan deze verklaring zorgvuldig te lezen en deze pagina regelmatig te raadplegen om eventuele wijzigingen die wij overeenkomstig de voorwaarden van deze verklaring aanbrengen, te bekijken.

Deze verklaring wordt uitgegeven door Adapteo Group namens haar dochterondernemingen en verbonden vennootschappen (“Adapteo”, “wij”, “ons” en “onze”) en is gericht aan personen buiten onze organisatie met wie wij in contact staan, waaronder klanten, bezoekers van onze websites (de “Websites”), gebruikers van onze diensten en personeelsleden van zakelijke klanten en leveranciers (gezamenlijk “u”). De gedefinieerde termen die in deze verklaring worden gebruikt, worden hieronder toegelicht in het onderdeel “Definities”.

Onze Websites kunnen ook links bevatten naar websites van derden. Indien u een link naar een van deze websites volgt, dient u er rekening mee te houden dat deze websites hun eigen beleid hebben, waarover Adapteo geen controle heeft. U dient het beleid van deze websites zorgvuldig te beoordelen voordat u persoonsgegevens aan hen verstrekt.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking

De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is de vennootschap binnen de Adapteo-groep waarmee u in de relevante context contact heeft, bijvoorbeeld de vennootschap waarmee u contact opneemt of die diensten aan u verleent.

Voor contacten met Adapteo in Nederland is de verwerkingsverantwoordelijke Adapteo B.V., KvK-nummer 20073626.

Om de relevante verwerkingsverantwoordelijke voor een specifieke interactie te identificeren, raadpleegt u de relevante overeenkomst, opdrachtdocumentatie, e-mailhandtekening of de juridische informatie/impressum op de lokale website, voor zover beschikbaar.

Indien u vragen heeft over deze verklaring of uw rechten wilt uitoefenen, kunt u contact opnemen via: privacy@adapteo.com

Welke persoonsgegevens wij verzamelen

Afhankelijk van hoe u met ons in contact staat, kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

  • Website- en apparaatgegevens: indien u onze Websites bezoekt, zoals IP-adres, apparaat-ID’s, cookie-ID’s, bezochte pagina’s, geschatte locatie, browserinformatie en toestemmings- en voorkeursgegevens.

     

  • Identiteits- en contactgegevens: naam, bedrijf, functie en titel, e-mailadres, telefoonnummer, adres, doorgaans wanneer u contact met ons opneemt, informatie opvraagt, zich aanmeldt of een zakelijke relatie met ons aangaat.

  • Gegevens over vragen en relaties: berichten, vergadernotities, CRM-registraties en bestel- en servicehistoriek.

     

  • Marketingvoorkeuren: nieuwsbriefvoorkeuren, toestemmingsstatus en afmeldstatus.

Wij zijn niet voornemens bijzondere categorieën van persoonsgegevens te verzamelen of anderszins te verwerken, zoals gezondheidsgegevens of gegevens waaruit religieuze overtuigingen of vakbondslidmaatschap blijken. Gelieve ons dergelijke informatie niet te verstrekken, tenzij wij daar uitdrukkelijk om verzoeken.

Wanneer wij bijzondere categorieën van persoonsgegevens verwerken, doen wij dit uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is voor het relevante doel en met passende waarborgen.

Wij verzamelen persoonsgegevens:

  • rechtstreeks van u, bijvoorbeeld via formulieren, e-mail, telefoon, vergaderingen en evenementen;

     

  • automatisch via cookies en soortgelijke technologieën wanneer u onze Websites gebruikt (zie onze Cookieverklaring voor meer informatie).

Indien u enkel onze Websites bezoekt, verwerken wij doorgaans alleen website- en apparaatgegevens, en uw cookiestatus waar van toepassing. De overige hierboven genoemde categorieën worden in het algemeen alleen verzameld indien u contact met ons opneemt of zich inschrijft voor onze nieuwsbrief.

Waarom wij uw gegevens gebruiken

In het algemeen verwerken wij uw persoonsgegevens om de diensten en producten te leveren die u aanvraagt of heeft geselecteerd, om met u te communiceren en onze zakelijke relatie te ondersteunen, om relevante informatie en oplossingen te bieden, om u en Adapteo te beschermen tegen fraude, misbruik en beveiligingsincidenten, om onze overeenkomsten uit te voeren en te beheren en om te voldoen aan toepasselijke wet- en regelgeving, met inbegrip van vereisten op het gebied van informatiebeveiliging en gegevensbescherming.

Hieronder geven wij voorbeelden van de doeleinden waarvoor wij persoonsgegevens verwerken en de overeenkomstige rechtsgronden onder de AVG. Welke doeleinden en rechtsgronden op u van toepassing zijn, hangt af van de manier waarop u met ons in contact staat.

Doel

Juridische basis

Beantwoorden van vragen en beheren van onze relatie, waaronder het afhandelen van verzoeken, dagelijks contact en het bijhouden van contact- en relatiegegevens.

Gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, onder f): het beheren van communicatie en het ontwikkelen van zakelijke relaties.

Overeenkomst en stappen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst (artikel 6, lid 1, onder b): waar dit noodzakelijk is om op uw verzoek stappen te ondernemen of een overeenkomst uit te voeren.

Leveren van diensten en uitvoeren van overeenkomsten, waaronder levering, administratie, ondersteuning, facturatie en contractbeheer.

Overeenkomst (artikel 6, lid 1, onder b).

Wettelijke verplichting (artikel 6, lid 1, onder c): waar verwerking vereist is op grond van toepasselijke wetgeving, bijvoorbeeld inzake boekhouding, belastingen en wettelijke bewaarplichten.

Verkoop, marketing en relatiebeheer (nieuwsbrieven, uitnodigingen, relevante updates en relatiecommunicatie).

Toestemming (artikel 6, lid 1, onder a): waar dit vereist is op grond van toepasselijke marketingregels, met inbegrip van ePrivacy-regels waar van toepassing.

Gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, onder f): business-to-business-marketing en relatiecommunicatie waar dit wettelijk is toegestaan, onverminderd uw recht om daartegen te allen tijde bezwaar te maken.

Exploitatie, bescherming en beveiliging van onze Websites en IT-systemen, waaronder beveiligingslogs, toegangsbeheer, het voorkomen van fraude en misbruik en incidentbeheer.

Gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, onder f): het waarborgen van netwerk- en informatiebeveiliging, het voorkomen van misbruik en fraude, het in stand houden van systeembeschikbaarheid en het beschermen van onze organisatie en gebruikers.

Wettelijke verplichting (artikel 6, lid 1, onder c): waar specifieke verplichtingen gelden op het gebied van informatiebeveiliging, documentatie of rapportage.

Analyse en verbetering van onze Websites (meting van gebruik, verbetering van inhoud en gebruikerservaring).

Toestemming (artikel 6, lid 1, onder a): waar dit vereist is voor analytische cookies, pixels of soortgelijke trackingtechnologieën op grond van toepasselijke privacyregels.

Compliance en rechtsvorderingen (compliancecontroles, audits, onderzoeken, beantwoorden van verzoeken van autoriteiten en het instellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen).

Wettelijke verplichting (artikel 6, lid 1, onder c): waar verwerking vereist is om te voldoen aan toepasselijke wetgeving of bindende verzoeken van autoriteiten.

Gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, onder f): het uitvoeren van compliancewerkzaamheden, het voorkomen van wangedrag en het beschermen van onze rechten en belangen.

Waar relevant voor rechtsvorderingen kan verwerking ook noodzakelijk zijn voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen (artikel 9, lid 2, onder f, indien en voor zover bijzondere categorieën van persoonsgegevens worden verwerkt).

Wanneer wij ons beroepen op gerechtvaardigde belangen, omvatten onze belangen doorgaans het voeren en verbeteren van onze onderneming, het communiceren met klanten en potentiële klanten, het waarborgen van netwerk- en informatiebeveiliging, het voorkomen van fraude en misbruik en het beschermen van onze rechten.

Wanneer wij ons beroepen op gerechtvaardigde belangen, heeft u het recht bezwaar te maken tegen die verwerking op gronden die verband houden met uw specifieke situatie.

U heeft ook het recht om te allen tijde bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor directmarketingdoeleinden. Indien u dit doet, zullen wij stoppen met de verwerking van uw persoonsgegevens voor dergelijke doeleinden.

Met wie wij persoonsgegevens delen

Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met:

vennootschappen binnen de Adapteo-groep, waar dit noodzakelijk is voor interne administratie, dienstverlening, rapportage of ondersteunende functies;

dienstverleners die optreden als verwerkers, zoals aanbieders van IT-hosting, websites, analysesoftware, CRM-systemen, marketingplatformen, auditors en professionele adviseurs, onder contractuele verplichtingen inzake vertrouwelijkheid en gegevensbescherming;

autoriteiten, indien dit wettelijk vereist is;

  • potentiële kopers en wederpartijen bij transacties in verband met fusies, overnames of reorganisaties, met passende waarborgen.

Wij delen persoonsgegevens alleen voor zover dit noodzakelijk is voor de doeleinden die in deze verklaring worden beschreven.

Internationale doorgiften

In sommige gevallen maken wij gebruik van IT-leveranciers, zakenpartners en professionele adviseurs die, waar dit noodzakelijk is om hun diensten te verlenen, toegang kunnen hebben tot persoonsgegevens vanuit locaties buiten de EU/EER, ook wanneer de persoonsgegevens normaal gesproken binnen de EU/EER worden opgeslagen.

Dergelijke doorgiften kunnen plaatsvinden naar landen die door de Europese Commissie formeel zijn erkend als landen met een passend beschermingsniveau voor persoonsgegevens, of – indien het land van bestemming niet onder een dergelijke beslissing valt – onder passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de EU. In dat kader sluiten wij de vereiste contractuele regelingen met ontvangers, bijvoorbeeld verwerkersovereenkomsten wanneer de ontvanger optreedt als onze verwerker, of passende controller-to-controller-voorwaarden wanneer de ontvanger optreedt als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke, en beperken wij toegang en gebruik tot wat noodzakelijk is voor het relevante doel. Waar vereist beoordelen wij ook of aanvullende technische en organisatorische maatregelen nodig zijn om de gegevens in de praktijk te beschermen.

Hoe lang wij uw gegevens bewaren

Wij bewaren persoonsgegevens alleen zolang als nodig is voor de hierboven beschreven doeleinden of zolang als wettelijk vereist is. Typische voorbeelden:

  • Website-logs: worden gedurende een beperkte periode bewaard voor beveiliging en diagnose.

  • Vragen of CRM-registraties: worden bewaard zolang de relatie actief is en daarna gedurende een redelijke periode of zolang als vereist is voor documentatie en verjaringstermijnen.

  • Marketingvoorkeuren: worden bewaard totdat u uw toestemming intrekt of zich afmeldt.

Uw rechten

Onder voorbehoud van toepasselijke wetgeving kunt u het recht hebben om:

  • inzage te krijgen in uw persoonsgegevens;

  • onjuiste gegevens te laten rectificeren;

  • gegevens te laten wissen in bepaalde gevallen;

  • beperking van de verwerking te vragen;

  • bezwaar te maken tegen verwerking, met inbegrip van bezwaar tegen direct marketing;

  • gegevensoverdraagbaarheid te verkrijgen, waar van toepassing;

  • uw toestemming te allen tijde in te trekken, wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd; en

  • een klacht in te dienen bij uw lokale gegevensbeschermingsautoriteit.

Om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact opnemen via privacy@adapteo.com. Wij kunnen uw identiteit moeten verifiëren voordat wij reageren. Wij zullen binnen één maand reageren, welke termijn indien nodig met maximaal twee bijkomende maanden kan worden verlengd.

Verplichte versus facultatieve gegevens

Wanneer wij persoonsgegevens vragen, is het verstrekken daarvan in het algemeen vrijwillig, maar als u ervoor kiest bepaalde gegevens niet te verstrekken, kunnen wij mogelijk niet op uw verzoek reageren, geen diensten leveren of geen aanvraag verwerken.

Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen beslissingen die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die rechtsgevolgen of vergelijkbare significante gevolgen hebben. Als dit verandert voor een specifiek proces, zullen wij u daarover informeren.

Contactgegevens

U bent altijd welkom om contact met ons op te nemen via privacy@adapteo.com indien u vragen heeft over hoe wij uw persoonsgegevens verwerken.

Definities

“Persoonsgegevens”, “Verwerken/Verwerking”, “Verwerkingsverantwoordelijke”, “Verwerker”, “EER”, “VK”, “Websites” en verwante termen hebben de betekenis die daaraan wordt gegeven in de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, waaronder de AVG.

Verwijzingen naar “artikel” of “artikelen” in deze verklaring verwijzen naar de relevante bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Cookieverklaring

Deze verklaring is uitgegeven door Adapteo Group ("Adapteo", "wij", "ons" en "onze").

Deze verklaring is van toepassing op de website www.adapteo.com (de "Website").

Wat zijn cookies? 

Cookies zijn kleine tekstbestanden die op jouw apparaat kunnen worden opgeslagen wanneer je een website bezoekt. Ze worden over het algemeen gebruikt om websites te laten werken, om jouw bewegingen op de website bij te houden, om je inloggegevens te onthouden, om je voorkeuren en interesses te onthouden, enzovoort.

Er zijn verschillende soorten cookies, en ze kunnen worden onderscheiden op basis van hun herkomst, functie en levensduur. Belangrijke kenmerken van cookies zijn onder andere:

  • First-party cookies worden geplaatst door de website die je bezoekt, terwijl third-party cookies worden geplaatst door een andere website dan die je bezoekt. Houd er rekening mee dat wij geen controle hebben over het verzamelen of verder gebruik van gegevens door derden.
  • Noodzakelijke cookies zijn nodig voor de technische werking van een website (bijv. ze stellen je in staat om op een website te navigeren en de functies ervan te gebruiken).
  • Prestatiecookies verzamelen gegevens over de prestaties van een website, zoals het aantal bezoekers, de tijd die op de website wordt doorgebracht en foutmeldingen.
  • Functionele cookies verhogen de bruikbaarheid van een website door jouw keuzes te onthouden (bijv. taal, regio, inloggegevens, enzovoort).
  • Targeting-/advertentiecookies stellen een website in staat om je gepersonaliseerde advertenties te sturen.
  • Sessiecookies zijn tijdelijke cookies die worden gewist zodra je jouw browser sluit, terwijl permanente of persistente cookies op je apparaat blijven totdat je deze handmatig verwijdert of totdat jouw browser ze verwijdert op basis van de in het permanente cookiebestand opgegeven duur.

Meer informatie over alle aspecten van cookies vind je op www.allaboutcookies.org. Houd er rekening mee dat Adapteo geen banden heeft met en niet verantwoordelijk is voor deze website van derden.

Waarom gebruiken we cookies?

Wij kunnen cookies gebruiken om:

  • te onderscheiden tussen bezoekers;
  • het gebruik en de functionaliteit van onze website te verbeteren;
  • de levering van functionaliteiten van derden, zoals sociale media-plug-ins, mogelijk te maken/analyseren;
  • onze website en diensten af te stemmen op jouw behoeften en voorkeuren; en
  • te analyseren hoe onze website wordt gebruikt en anonieme en geaggregeerde statistieken samen te stellen.

We gebruiken de verzamelde informatie niet om bezoekersprofielen te creëren.

Cookieverklaring

Hoe kun je cookies en web beacons beheren?

De meeste internetbrowsers zijn standaard ingesteld om cookies automatisch te accepteren. Afhankelijk van je browser kun je deze instellen om je te waarschuwen voordat cookies worden geaccepteerd, of om ze te weigeren. Raadpleeg de 'help'-knop (of een vergelijkbare optie) in je browser voor meer informatie over hoe je dit kunt doen.

Het uitschakelen van cookies kan invloed hebben op je ervaring op onze website.

Als je verschillende apparaten gebruikt om onze website te bezoeken, dien je ervoor te zorgen dat de browser op elk apparaat is ingesteld volgens jouw cookievoorkeuren.

Meer informatie over het beheren van cookies vind je op: http://www.allaboutcookies.org/manage-cookies/. Let op: Adapteo heeft geen relatie met, en is niet verantwoordelijk voor, deze website van derden.

Daarnaast kun je je afmelden voor bepaalde cookies door de volgende websites van derden te bezoeken en te selecteren van welke bedrijfs-cookies je je wilt afmelden: http://www.aboutads.info/choices/#completed en http://www.youronlinechoices.com/. Let op: Adapteo heeft geen relatie met, en is niet verantwoordelijk voor, deze websites van derden.